Cum verifici un spatiu de birouri inainte de inchiriere
Semnezi un contract de inchiriere pe 5-7 ani fara sa stii daca zona este accesibila pentru angajati, daca instalatia electrica suporta densitatea planificata sau daca documentatia tehnica este in regula. Multe dintre aceste probleme apar abia dupa semnare, cand costurile si intarzierile nu mai pot fi negociate. In acest ghid iti aratam ce trebuie verificat, in ordinea corecta.
Vedere tehnica spatiu de birouri — tip de analiza realizata de VEGO PM in cadrul due diligence-ului tehnic inainte de semnarea contractului de inchiriere
Verificarea are doua etape distincte si ordinea conteaza
Majoritatea companiilor care cauta un spatiu de birouri fac o singura vizita, se uita la suprafata, lumina naturala si chiria per mp si semneaza. Aceasta abordare este sursa principala a surprizelor neplacute in proiectele de fit-out.
Verificarea corecta are doua etape distincte: prima este analiza locatiei si a zonei facuta inainte de a intra in negocieri si a doua este auditul tehnic al spatiului si al cladirii, realizat inainte de semnarea contractului.
Un spatiu tehnic perfect intr-o locatie gresita este o alegere proasta. O locatie excelenta cu un spatiu tehnic problematic este o negociere. Ordinea verificarilor determina puterea ta la masa negocierilor.
Etapa 1 — Analiza locatiei si a zonei: criterii de selectie in baza directiei companiei
Inainte de orice vizita tehnica, analiza zonei este filtrul care elimina spatiile incompatibile cu directia strategica a companiei. Se face de la birou cu date, nu cu impresii si trebuie sa raspunda la intrebari concrete legate de acces, infrastructura si potrivirea cu profilul companiei.
Accesibilitate si transport
Criterii strategice in baza directiei companiei
Etapa 2 — Technical Due Diligence: ce se verifica in spatiu si in cladire
Dupa ce ai validat zona, urmeaza auditul tehnic al spatiului propriu-zis. Acesta este pasul cel mai des omis si cel mai scump de omis. Un due diligence tehnic profesionist analizeaza spatiul din perspectiva executiei reale: ce inseamna fiecare problema identificata pentru bugetul si termenul proiectului de fit-out.
Inainte de orice verificare tehnica detaliata, trebuie clarificat in scris in ce stadiu se preda spatiul: Shell & Core (spatiu gol, fara finisaje), Category A (infrastructura de baza instalata de landlord), semi-finisat sau existing fit-out (spatiu amenajat anterior). Diferenta dintre aceste variante schimba direct bugetul de fit-out cu 200-400 EUR/mp si durata proiectului cu 4-8 saptamani.
Spatiul propriu-zis: ce se verifica
Auditul cladirii: critic pentru constructii pre-2000
Pentru cladirile construite inainte de 2000, auditul nu se limiteaza la spatiul propriu-zis. Cladirea in ansamblu poate ascunde probleme care afecteaza direct fezabilitatea si costul proiectului de fit-out.
Cladirile pre-2000 au instalatii proiectate pentru normative si densitati de personal complet diferite. Normativele ISU s-au schimbat radical. Cartea tehnica poate fi incompleta sau inaccesibila. In practica VEGO PM, cladirile vechi genereaza in medie 150-300 EUR/mp costuri suplimentare fata de cladirile moderne Cat A. Aceste costuri nu apar in nicio estimare initiala fara un TDD complet al cladirii.
Impactul in buget: cat poate schimba un TDD costul proiectului
Problemele identificate in TDD nu sunt doar informatii tehnice. Sunt cifre concrete care trebuie integrate in buget sau negociate cu landlord-ul inainte de semnare. Iata ordinul de marime orientativ al principalelor categorii de interventii:
Toate problemele de mai sus au doua variante: le descoperi in TDD si le negociezi cu landlord-ul ca parte din conditiile de inchiriere, sau le descoperi in executie si le platesti integral din bugetul propriu.
In proiectele VEGO PM, un audit tehnic independent realizat inainte de semnarea contractului a generat negocieri cu rezultate de 20.000-100.000 EUR in favoarea chiriasului, prin landlord contribution sau clauze care obliga proprietarul sa remedieze pe cheltuiala proprie.
Semne de alarma: motive serioase sa reevaluezi spatiul
Intrebari frecvente despre verificarea unui spatiu de birouri
Resurse conexe pentru proiectul tau de relocare
Realizam auditul tehnic complet al spatiului inainte de semnarea contractului. Identificam problemele, estimam costurile si te ajutam sa negociezi informat cu landlord-ul.
18 ani experienta · 25+ proiecte livrate · +30.000 mp de fit-out office coordonati